Met het voorjaar en de zomer voor de boeg betekent dat ook dat er weer de nodige evenementen worden georganiseerd. Zeker als typische Hollanders trekken we er graag op uit, dus dat biedt kansen om ook mensen van buiten de lokale gemeenschap naar jouw feest of evenement te trekken.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Hoe cliché het ook klinkt, heeft deze uitspraak zich ondertussen genesteld in de meest voor de hand liggende uitspraken bij het organiseren van een evenement. Hoe gek het ook klinkt, doordat je langer de tijd hebt om een evenement te organiseren is de kans op fouten kleiner. Uiteraard sluit het geen fouten uit. Maar door bijvoorbeeld tijdig al je promotiematerialen in huis te hebben, kunnen eventuele foute producties nog worden hersteld.

Maak je evenement kenbaar bij het publiek

Als de vergunningen rond zijn en je echt aan de slag kan gaan om je feest met het publiek te delen is het goed om groots uit te pakken. Dat hoeft overigens niet altijd duur te zijn. Vaak is de lokale journalist bereid om gratis een stukje in de krant te zetten in ruil voor gratis toegangskaartjes. En voor een paar tientjes kun je al op lokaal niveau adverteren op social media. Als je dit combineert met bijvoorbeeld buitenreclame dan is de lokale gemeenschap direct op de hoogte. Laat een spandoek bedrukken met de datum en/of aankondiging van het evenement en hang deze in de omgeving op. Vergeet daarbij niet om de website te vermelden waar de kaartjes gekocht kunnen worden. Laat de mensen weten welke artiesten of wat voor muziek zij kunnen verwachten.

Personeel werven

Afhankelijk van de grootte van je evenement kan het best uitdagend zijn om personeel te werven. Onderschat deze kosten dan ook niet in je begroting. Omdat we in Nederland ook te maken hebben met wisselvallig weer is het verstandig om daar ook rekening mee te houden. Zorg voor voldoende afgedekte werkplekken en warme kleding. Zo kun je warme hoodies bedrukken met logo of naam van je evenement en het jaartal erop, zodat het ook een collectors item kan worden. Als jij goed voor je personeel bent, zijn zij dat ook voor jou en komen ze volgend jaar mogelijk weer helpen!

Vergeet niet te genieten!

Als hardwerkende organisator is het natuurlijk onwijs mooi om te zien dat het publiek geniet van jouw evenement, maar de kunst is ook om zelf te genieten van de feestende mensenmassa. Bekijk de mogelijkheden om een ‘photobooth’ te huren, zodat gezellige foto’s bij mensen thuis vereeuwigd worden. Als mensen die positieve herinneringen meenemen zullen ze ongetwijfeld nog een keer naar jouw evenement toe willen komen.

Wees vooral realistisch in je planning en begroting. Als je in een aantal jaren van een klein lokaal evenement kan groeien tot een groot evenement met duizenden bezoekers, mag je gewoon trots zijn op je team en jezelf. Dat grote succes gaat vaak gepaard met grote budgetten, maar door geleidelijk aan te groeien kan je al rekening houden met investeringen in materialen voor de komende jaren. Dan zal de organische mond-tot-mond reclame haar werk doen om meer bezoekers naar je evenement te krijgen.